Ottimizza la collaborazione aziendale con Microsoft SharePoint!

Nel panorama della trasformazione digitale, le aziende cercano quotidianamente strumenti che possano migliorare i flussi di lavoro interni.

Microsoft 365 è affermato come una delle suite più complete per rispondere a questa esigenza, fornendo strumenti integrati per la produttività, la comunicazione e la gestione dei documenti.

Tra le soluzioni più potenti all’interno di questo ecosistema emerge SharePoint, strumento utilizzato da oltre 200.000 organizzazioni in tutto il mondo. Grazie alla sua flessibilità infatti, si adatta alle esigenze di qualsiasi impresa, indipendentemente dalla dimensione o dal settore di appartenenza.

Utilizzi già l’ecosistema 365? SharePoint fa parte del tuo lavoro quotidiano? Sei certo di conoscere tutte le funzionalità chiave di questo strumento? Capiamolo insieme!

Cos’è Microsoft SharePoint?

SharePoint è una piattaforma di collaborazione web-based sviluppata da Microsoft che ha rivoluzionato i sistemi tradizionali per la gestione di documenti e file, offrendo alle aziende una soluzione centralizzata per archiviare, organizzare e condividere contenuti in modo sicuro.

Grazie alle sue funzionalità consente alle organizzazioni di creare spazi di collaborazione e utilizzare strumenti avanzati per la gestione dei dati, migliorando la produttività e la condivisione delle informazioni.

Gestione avanzata dei documenti

Uno dei motivi principali per cui le aziende scelgono SharePoint è proprio la sua capacità di organizzare, archiviare e gestire documenti in modo strutturato. La piattaforma, infatti, non funge semplicemente da spazio cloud di archiviazione. Con SharePoint è possibile creare librerie di documenti in cui ordinare i file per progetti, team, dipartimenti o sedi.

Alcune delle funzionalità più potenti a cui avrai accesso con la gestione documentale avanzata di SharePoint sono:

• Controllo delle versioni: SharePoint tiene traccia di tutte le modifiche apportate ai documenti, garantendo il salvataggio, e se necessario il ripristino, di tutte le versioni;
• Autorizzazioni granulari: SharePoint consente di assegnare ad ogni utente specifici permessi migliorando così la sicurezza e il controllo, limitando l’accesso solo a chi detiene l’autorizzazione adeguata;
• Ricerca potente e filtraggio avanzato: grazie ad un motore di ricerca avanzato, con SharePoint è possibile cercare velocemente e con estrema precisione documenti, pagine o informazioni all’interno del sito.

Intranet e comunicazione aziendale

Attraverso SharePoint è possibile creare delle intranet aziendali, ovvero portali web privati, accessibili esclusivamente da risorse interne, che centralizzano la comunicazione e la distribuzione di informazioni all’interno di un’organizzazione.

Le intranet possono includere elementi come le pagine di notizie grazie alle quali si può dire addio alla bacheca fisica in ingresso.

Le notizie digitali permettono ad ogni dipendente, indipendentemente dal luogo fisico di lavoro, di restare sempre aggiornato sugli sviluppi aziendali. Allo stesso tempo, danno modo ad un nuovo collega di avere uno storico di quanto accaduto in azienda prima del suo arrivo.

Gestione dei progetti e collaborazione

Oltre che per la gestione dei documenti, SharePoint è perfetto per gestire progetti di qualsiasi complessità, organizzare team e condividere risorse. In questo modo, l’ambiente di lavoro potrà essere più strutturato e produttivo, riducendo pericolose dispersioni di informazioni.

Alcune delle funzionalità utili per l’ottimizzazione della collaborazione che può offrire SharePoint sono:

• Creazione di pagine di team: i team di lavoro possono creare spazi dedicati dove centralizzare documenti, conversazioni e risorse del progetto, migliorando così la condivisione tra i membri;
• Liste personalizzabili: con SharePoint è possibile creare liste per tracciare attività, obiettivi di progetto e scadenze. Ogni lista può essere personalizzata e condivisa con il team per permettere a tutti i membri di avere una visione chiara e aggiornata delle attività da svolgere;
• Reportistica avanzata con Power BI: tramite l’integrazione con Power BI, SharePoint permette di creare report visuali e dashboard direttamente sulle pagine di progetto, restituendo così un’interfaccia intuitiva efficace per tenere sotto controllo le metriche del progetto.

SharePoint vs OneDrive – due spazi d’archiviazione

All’interno di Microsoft 365, sia OneDrive che SharePoint offrono soluzioni di archiviazione cloud, ma con scopi differenti. Le funzionalità di queste due applicazioni possono sembrare simili, portando gli utenti inesperti a confonderle, ma tra loro esistono importanti differenze.

Scopriamole insieme!

OneDrive è un archivio personale di documenti e file che offre la possibilità di accedere ai propri contenuti da qualsiasi luogo o dispositivo, con il solo requisito di conoscere le credenziali di accesso al proprio account Microsoft 365.

Potremmo dire che la proprietà centralizzata dei file personali è proprio lo scopo di OneDrive: una libreria che permette di gestire i propri contenuti da un unico spazio virtuale. Ricorda, nessuno può accedere ai documenti presenti nelle cartelle OneDrive dei singoli utenti, senza che questi ne diano autorizzazione.

SharePoint, invece, è progettato per la gestione collaborativa dei documenti. Potremmo dire che è proprio la parola collaborazione a differenziare i due strumenti.

Attraverso SharePoint i team hanno la possibilità di lavorare contemporaneamente sugli stessi file, organizzando i contenuti in librerie strutturate, applicando permessi avanzati e integrando flussi di lavoro automatizzati.

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Con la sua capacità di adattarsi alle necessità specifiche delle più svariate realtà, SharePoint si afferma come strumento indispensabile per creare un ambiente di lavoro connesso, produttivo e flessibile.

L’integrazione con moltissime altre soluzioni Microsoft, l’accesso semplificato alle risorse e la possibilità di creare flussi di lavoro automatizzati rendono SharePoint uno strumento unico e potente per la trasformazione digitale.

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